FisipUPNVJ – Arsip kerapkali dianggap sebagai barang sepele yang kurag begitu mendapat perhatian dari banyak orang. Hal ini mengingat arsiap kerap hanya dipandang sebagai sebuah benad yang tidak begitu terlihat manfaatnya. Stereotip ini pun terpecahkan di kalangan akademisi seperti dosen dan mahasiswa/i Program Studi Sains Informasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta (UPNVJ) saat berkunjung ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) (19/06) di jalan Ampera Raya No.7 3, RT.3/RW.4, Cilandak Tim., Ps. Minggu, Kota Jakarta Selatan.
Kedatangan mahasiswa/i Sains Informasi disambut hangat oleh Humas ANRI, Erieka, di lantai 2 ruang Serbaguna, Gedung A ANRI. Peserta kunjungan ini selain mahasiswa ANRI, juga para dosen tetap program studi Sains Informasi yang turut hadir mendampingi mahasiswa sekaligus mengikuti diskusi dengan para pembicara di ANRI.
Kegiatan kunjungan ini adalah sebuah bentuk belajar langsung di lapangan sekaligus mengetahui seluk beluk ARSIP yang selama ini awam di telinga generasi muda. Selain itu pembelajaran pengelolaan dan pengolahan arsip yang selama ini hanya dilakukan di kelas, bisa juga dipelajari langsung di lapangan dan bertemu dengan praktisi yang berpengalaman berkecimpung di pengolahan pengarsipan.
Arsip sebenarnya bukanlah barang baru di sektor industri baik di pemerintahan maupun di swasta, pengelolaan dan penyimpanan arsip sudah dilakukan sejak jaman penjajahan kolonial Belanda. Dikatakan oleh Hasna Fuadilla H, dari Direktorat pengolahan Arsip Statis ANRI mengatakan bahwa pengolahan arsip yang sudah diatur dalam UU No.43/2009 Pasal 59 Ayat 2 mengatakan bahwa proses pengelolaan arsip harus menempuh beberapa prosedur maupun tahapan baik itu melalui akuisisi, pengolahan, preservasi, hingga akses pemanfaatan.
Hasna menjelaskan bahwa arsip merupakan media informasi yang berlangsung jangka Panjang. Seperti halnya arsip-arsip sejarah di masa kemerdekaan yang menjadi rujukan kebenaran informasi yang nantinya untuk para sejarawan, akademisi, maupun pembelajaran sejarah di sekolah-sekolah “Tugas utama dari pengolahan arsip ini adalah mengembalikan arsip-arsip lama yang sudah terbengkalai, rusak, ataupun yang terbuang untuk di proses kembali di divisi pengolahan agar arsip tersebut bisa terbaca dan informasi yang tersampaikan bisa dibaca serta didata, didokumentasikan ulang, ataupun alih media,” ujar Hasna.
Hasna menambahkan bahwa untuk pengelolaan arsip dan upaya pengembalian data arsip atau pembenahan maka dilakukan proses preservasi arsip terutama pada arsip statis. Mengingat arsip yang rusak bisa diakibatkan faktor internal maupun eksternal “Pelapukan yang dialami pada arsip bisa karena pelapukan terhadap fisik atau terus berjalan. Bahkan dalam proses penyimpanan arsip pun juga memperhatikan suhu ruangan, kondisi fisik, sampai pada perlakukan khusus pada arsip-arsip yang dilihat dari tangka kerusakannya. Sehingga tugas ANRI disini adalah berupaya untuk membenahi arsip tersebut,” Hasna menambahkan.
Dalam kegiatan kunjungan ini juga bertujuan membangun wawasan baru tentang pengolahan arsip sampai pada preservasi dan pemanfaatan arsip. Dikatakan oleh Radita Gora, Koordinator Program Studi Sains Informasi mengatakan bahwa arsip memiliki kriteria yang jelas pada mediumnya seperti kriteria arsip cetak, audio dan video, terutama pada arsip-arsip lama yang tidak tertangani. Sehingga hal ini perlu bagi mahasiswa dalam mempelajari preservasi arsip termasuk alih media dari arsip lama ke digitalisasi “Peran dari para akademisi sains informasi ini adalah turut melestarikan arsip melalui pembelajarannya di kelas serta mengolah arsip melalui proses digitalisasi agar dari pengolahana arsip manual ke arsip digital, selain itu penanganan arsip juga bukan hal yang mudah. Sifat dari penanganan arsip ini kompleks dan memerlukan perlakuan khusus yang juga dapat dipelajari oleh mahasiswa Sains Informasi UPNVJ,” ujar Gora.
Ditambahkan oleh Gora “Diharapkan melalui kunjungan ini mahasiswa program studi Sains Informasi mahasiswa sudah memiliki gambaran ketika belajar dikelas terutama yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dan preservasinya. Selain itu juga bisa menangani arsip digital yang telah di alih media kan.”
